Di bawah ini adalah kasus studi nyata dari klien kami. Berangkat dari 'hanya' kebutuhan sistem ecommerce, pada akhirnya kami dipercaya mengelola teknologi secara menyeluruh pada perusahaannya.
Diantaranya: pengembangan tim IT internal, modernisasi sistem, pelatihan teknis, digitalisasi organisasi dan peremajaan teknologi itu sendiri, baik infrastruktur server, hardware, dan software.
Kondisi awal
- Projek ecommerce mangkrak. Owner berkonsultasi awal dengan kami.
- Kami lakukan analisa dan survey internal mengenai penerapan teknologi pada perusahaan.
- Hasil analisa diserahkan ke owner dan rencana kerja dibahas bersama.
- Klien beroperasi ritel untuk penjualan barang. Pada saat yang sama, klien juga membuka kursus dimana guru dan murid berinteraksi.
- Toko ritel dengan sistem kasir sudah berjalan. Sistem inventory berjalan walaupun belum sempurna. Ecommerce masih dikembangkan tertatih-tatih. Sistem kursus berjalan.
Arah Perubahan
Keperluan perusahaan adalah sebuah tim untuk mengelola 2 hal: pengembangan IT secara internal dan pengelolaan projek dengan vendor/pihak IT ekternal.
Maka, diperlukan personil yang menguasai teknologi, operasional bisnis, dan mampu membangun komunikasi dengan vendor, baik secara teknis maupun bisnis. Kami dipercaya sebagai konsultan IT untuk kebutuhan tsb.
Proses
-
Untuk mengetahui kebutuhan dan kendala operasional, maka survey dan analisa dilakukan. Metode kami adalah observasi lapangan, wawancara, dan baca data.
-
Hasil analisa menjadi rencana kerja yang disepakati owner dan dijalankan.
-
Bersama-sama, kami ajak semua personil ikut serta dalam perubahan ini, digitalisasi organisasi. Dengan komando dari owner, semua personil sepakat berkontribusi.
-
Rekrutmen personil IT dijalankan; buka lowongan, tes teknis, wawancara, dan proses rekrutmen lainnya.
-
Karena cakupan IT yang besar, pelatihan dan pendampingan dilakukan terhadap personil yang direkrut, terutama untuk hal-hal teknis.
-
Projek yang melibatkan vendor mulai dirinci. Perancanaan dan timeline dibahas ulang. Dan komunikasi kembali dijalin dengan "bahasa" teknis yang dimengerti vendor.
-
Secara berkala, audit teknologi dilakukan, baik untuk evaluasi maupun 'tech upgrade'.
-
Audit dan evaluasi teknologi diselaraskan dengan visi dari CEO, budget dari CFO, dan kebutuhan operasional dari COO.
- Terbentuk tim IT yang solid sebagai pengelola teknologi secara keseluruhan.
- Masalah IT pada cabang-cabang ritel maupun kursus jadi lebih cepat ditangani dan diselesaikan.
- Pengembangan, peremajaan, dan digitalisasi melangkah maju tahap demi tahap. Merubah cara kerja menjadi lebih efisien.
- Projek IT tidak lagi mangkrak. Pengelolaan vendor dilakukan profesional.
- Kebutuhan user terjawab, mulai dari hal sederhana seperti masalah printer, sampai hal yang lebih kompleks, seperti integrasi sistem pembayaran, sistem pengiriman, dan pergudangan.
- Pelatihan terhadap user dilakukan berkala dan sistematis.
Kesimpulan
Berangkat dari sebuah projek IT yang terbengkalai, sekarang klien kami memiliki tim IT dibawah kepemimpinan CTO. Tim ini dibentuk dari nol, diperlengkapi kemampuan teknis, dan dimanfaatkan untuk mengoptimalkan tim internal lain dan vendor IT eksternal.
Dengan kata lain, klien kami mengelola teknologinya. Hasilnya, teknologi berhasil mengelola perusahaannya.
