Visualisasi Data untuk Bisnis Anda

Saya sudah punya software ERP untuk bisnis saya. Akhirnya, setelah bertahun-tahun implementasi dan adaptasi, software itu sudah bisa membantu bisnis saya dan staff saya.

Itu luar biasa! Lalu, apa selanjutnya?

Visualisasi data bukan hal baru. Singkatnya, visualisasi data adalah gambaran grafis dari sebuah data; bisa berbentuk bagan, diagram, grafik, dan lainnya. Walaupun visualisasi data bisa diaplikasikan di berbagai industri secara luas, kita akan mendiskusikan visualisasi data terutama untuk bisnis (seperti penjualan, pemasaran, laporan keuangan) dan kita akan membahasnya dari dua pendekatan : Organisasi dan Teknis.

Pertama-tama, mari kita lihat bagaimana bisnis Anda mendapatkan data. Sederhananya, hampir semua organisasi mendapatkan data internal dari software yang diterapkan (kita hidup di era digital, kami harap data di buku dari hasil menulis tangan setiap transaksi bukan sebuah pilihan saat ini). Penerapan software bisa disederhanakan sbb:
1. Software Live
2. Pengguna beradaptasi menggunakan software
3. Pengguna melakukan input data untuk tugas mereka sehari-hari
4. Data yang diinput mengalir dari departemen ke departemen
5. Alur data dalam dan antar-departemen terus dievaluasi dan disempurnakan
6. Data dijeda dan pembuatan laporan

Sebagaimana rumitnya penerapan sebuah software, saat organisasi Anda sudah sukses pada tahap 1 sampai 5, hal ini menandakan sudah saatnya untuk mengambil langkah lanjut. Saat ini Anda punya data, apa yang akan Anda lakukan?

Terlebih lagi, kekuatan Anda karena data tsb mengundang lebih banyak pertanyaan :
– Kapan terakhir kali Anda membuat keputusan dari hasil analisa yang tersedia dari data tsb?
– Berapa lama staff Anda memproses data menjadi laporan untuk analisa Anda?
– Apakah data ditampilkan dengan baik sehingga membantu Anda membuat analisa?

Kami memiliki demo visualisasi data menggunakan alat open source, Grafana.
Tetapi, sebelum Anda melihat demo tsb di bawah, Anda mungkin ingin mengetahui kenapa dan bagaimana bisnis Anda bisa diuntungkan dari visualisasi data.

Mari kita lihat kedua sudut pandang di bawah. Apabila Anda adalah orang IT (atau lebih menyukai teknis), Anda mungkin mau lompat langsung ke bagian Teknis.

Pendekatan Organisasi

Saat investasi Anda untuk software sudah melambung tinggi, Anda tentunya memiliki ekspektasi software yang baik, yang memberi hasil. Software yang dimaksud bisa saja ERP, CRM, SCM, atau lainnya. Apakah Anda sudah melihat (ya, benar-benar melihat) hasil tsb?

Seringkali, kemampuan software untuk merekam data, meningkatkan efisiensi proses bisnis, dan membuat sebuah laporan hanya dilihat sebelah mata. Manajemen perusahaan berkata “Software memang seharusnya seperti itu, tidak ada yang luar biasa”. Setidaknya, banyak pengguna kami berpikir demikan dan mereka sangat benar.

Perusahaan yang mempunyai fungsi-fungsi software tsb apalagi dianyam dengan pengelolaan perusahaan yang kuat pastinya sudah membawa perubahan besar di kegiatan sehari-hari bisnis Anda. Terlebih lagi, bisnis Anda bahkan mungkin sudah memiliki data yang bersih dan akurat dari berbagai transaksi bisnis (seperti pembelian, penjualan, gudang, pembayaran, jurnal, dll)

Sekarang saatnya organisasi Anda melompat lebih jauh. Dalam keadaan seperti di atas, kami akan menyarankan klien kami untuk mulai memikirkan pelaporan efektif, dashboard bisnis, dan visualisasi data yang efisien. Organisasi Anda sudah mempunyai data dari software, mari kita menggunakannya untuk keuntungan bisnis Anda sendiri!

Bayangkan staff Anda memberi Anda laporan dalam kedua bentuk berikut :

Kedua laporan tsb memiliki informasi yang sama.
Laporan manakah yang dapat lebih membantu Anda membuat analisa bisnis, atau setidaknya, yang lebih mudah dimengerti?

Kami selalu memberi saran untuk para staff klien kami, tolong agar kalian memberi tidak hanya laporan tetapi sebuah cerita. Ya, cerita dari apa yang ada pada laporan Anda. Atasan Anda ingin mendengar cerita berdasarkan data, bukan data berdasarkan cerita. Adalah baik mempunyai dimensi data akurat, pengukuran tepat, dan semua istilah yang ilmuwan data sering katakan, tetapi tanpa sebuah cerita, data tsb seperti tanaman pada tanah kering.

Sebagai atasan, kita menyukai cerita. Bayangkan jika analisa performa bisnis kita (atau bahkan keputusan bisnis kita) dapat didasari dari cerita aktual dan data akurat. Satu departemen bisa punya ceritanya sendiri, begitu juga departemen lainnya. Setiap departemen menceritakan laporannya untuk telinga kita dan menyediakan visualisasi data untuk mata kita. Hal ini sangat membantu dalam memahami sebuah cerita. Dan hal ini adalah mengapa persisnya visualisasi data menjadi amat penting.

Bagaimana staff Anda dapat menyiapkan cerita mereka? Pertama-tama tentu mereka perlu punya basisnya, yaitu data. Kami percaya, jika Anda sudah menerapkan software, bisnis Anda sudah punya data. Data tsb bisa disimpan di cloud, server kantor Anda sendiri, ataupun perangkat portable lain. Dimanapun data tsb disimpan, apakah data ini bisa digapai dengan mudah oleh karyawan Anda? Apakah data ini bisa dipotong, disaring, atau dijeda sesuai konteks nya untuk cerita yang sedang karyawan Anda buat? Semudah apakah mencari arti dari data-data di perusahaan Anda?

Apabila kebutuhan-kebutuhan tsb sudah diakomodir oleh software yang Anda punya, sangat baik! Tetapi jika bisnis Anda belum bisa memenuhi kebutuhan tsb, Anda bisa mulai mempertimbangkan bagaimana tim Anda dapat mempunyai data di setiap ujung jari yang mudah sekali diambil, menyediakan software yang dapat ekstrak data dengan mudah, dan memudahkan visualisasi data.

Pendekatan Teknis

Terkadang kita tahu kita punya data, tapi seringnya, membuat data tsb relevan untuk bisnis menjadi masalah terbesar. Data biasanya ‘terkubur’ sangat dalam sampai sulit ditemukan. Atau, karena sangat ‘kotor’, data tsb tidak relevan dan tidak akuran. Atau, data sangat berantakan sampai tidak bisa dimuat ke sistem dan, akibatnya, tidak mungkin dibuat visualisasi data. Dengan masalah-masalah ini, bahkan memvisualisasi saja sulit, apalagi membuat cerita berdasarkan data.

Untuk itu, kita memerlukan proses ETL dimana perlakuan Extract, Transform, Load dilakukan terhadap data. Masalah data sudah bergeser dari data yang jarang menjadi data yang terlalu banyak. Maka, data ekstrak dilakukan untuk membuatnya relevan. Proses ekstrak bisa saja langsung memberi hasil yang diinginkan, tetapi, jika tidak, proses transformasi diperlukan agar struktur data optimal. Kita ingin grafik tampil dengan cepat, maka query perlu cepat, maka struktur data perlu mendukung kecepatan yang diharapkan ini. Akhirnya, proses memuat data ke sistem dilakukan untuk persiapan visualisasi data.

Pengalaman kami menerapkan software sudah membawa kami mengerti bahwa, untuk sepenuhnya keuntungan klien kami, proses ETL ini menjadi sangat penting. Klien mendapatakan visualisasi (baik dalam bentuk dashboard, laporan, atau lainnya) karena proses ETL yang sempurna. Banyak software bisa menangani transaksi, tetapi melewatkan betapa penting nya membawa data transaksi tsb menjadi aset untuk dasar analisa. Kami mengerti pentingnya data analisa untuk bisnis Anda. maka, kami menuangkan segalanya dalam solusi kami. Jika Anda mempunyai software untuk data transaksi, ini saatnya Anda mengambil langkah selanjutnya.

Saat proses ETL selesai, persiapan hampir selesai. Kita perlu mencoba menampilkan data tsb; Seberapa cepat transmisi data dari sistem backend menjadi grafik yang cantik pada layar frontend. Berbulan-bulan kami melakukan percobaan ini untuk mendapatkan waktu muat yang diharapkan. Dengan menggunakan perangkat keras dan lunak yang klien kami punya, kami konfigurasi indeks data, partisi data, dan parameter sistem lain dari tingkat Operating System sampai Aplikasi.

Saat waktu muat tampil data sudah sesuai harapan, proses visualisasi data bisa dilanjutkan dengan pemilihan tipe grafik yang memberi makna untuk data yang ditampilkan. Terlebih penting lagi, visualisasi adalah semua tentang landasan dari cerita kita.

Sebagai penutup, jika Anda sudah punya software untuk sistem bisnis Anda, inilah waktu yang tepat untuk mengambil langkah lanjutan, yakni membuat visualisasi data dari software tsb. Anda sudah investasi banyak menerapkan software untuk perusahaan Anda, mari kita gunakan. Saat software tsb tidak memadai untuk visualisasi data, tentu kita tidak berhenti melangkah. Solusi kami bekerja dengan software yang Anda punya. Kami memiliki tujuan untuk membuat data Anda mudah digapai, relevan, dan mudah dimengerti karena data di-visualisasi-kan. Imbal baliknya, Anda dapat mempunyai sebuah bisnis yang bercerita kepada Anda, bagaimana kabar dia tahun lalu, seberapa sehatkah dia, dan bahkan bagaimana perkiraan performanya 3 bulan ke depan.

Sudah cukup berteori, saatnya untuk demo :

Demo Visualisasi Data

Income Statement Dashboard

Sales Dashboard

Marketing Dashboard

Google Sheet Dashboard

Google Sheet Dashboard di atas mendapatkan sumber data dari Google Sheet. Anda bisa melihat file Google Sheet nya disini :
Google Sheet file

Jika Anda mengelola laporan menggunakan Google Sheet, sekarang Anda bisa memiliki dashbaord untuk memvisualisasikan data Anda!

Untuk demonstrasi, Anda bisa mengirimkan link Google Sheet dan kami akan membuatkan dashbaord untuk Anda, secara cuma-cuma.

Kami mungkin menerapkan perubahan di file Google Sheet saat diperlukan, maka mohon agar Anda membuat backup dan memberikan kami hak untuk merubah. Kami tidak bertanggung jawab atas perubahan data yang terjadi dan atas dampaknya. Beberapa hal penting yang wajib:
– mohon membuat file tsb public
– mohon membuat backup dan simpan sebaik-baiknya
– mohon memberi hak merubah

Anda akan bisa melihat bagaimana mudahnya Anda memiliki dashboard untuk visualisasi data, bahkan dari Google Sheet. Saat bisnis Anda membesar dan Anda memiliki sistem database, maka dashboard akan lebih mudah dibangun.

.