Kami sadar pebisnis online memerlukan sistem kasir yang berbeda. Sistem kasir untuk toko fisik tidak lagi cocok untuk menjalankan bisnis penjualan online. Setidaknya, kami sudah mengimplementasi sistem kasir yang berbeda tsb dan terbukti bisa menghemat waktu, biaya, dan tenaga pada bisnis online klien kami. Bagaimana dengan bisnis online Anda? Apakah bisnis Anda sudah berkembang ke online tapi Anda merasa masih belum didukung oleh sistem kasir Anda?
Tulisan ini akan membagikan pengalaman kami mengembangkan sistem kasir untuk bisnis online klien kami. Dari banyak saluran penjualan yang mereka punya, artikel ini akan difokuskan ke satu saja, yaitu alur penjualan dari chat. Saluran penjualan lain seperti website, marketplace, belanja media sosial, dll sebenarnya mirip tapi mungkin tidak akan sama persis dengan alur di bawah ini.
Bersama dengan klien kami, kami menerapkan sistem kasir untuk seluruh toko fisik mereka di lebih dari 16 kota se-Indonesia. Sistem tsb terus kami kembangkan dan tidak pernah berhenti diperbarui. Saat mereka mengembangkan sayap bisnis ke dunia online, sistem kasir tsb perlu disesuaikan untuk transaksi online. Walaupun tujuan nya sama, yaitu untuk mencatat transaksi penjualan, alur pada bisnis online berbeda dengan toko fisik.
Berikut alur nya :
Perbedaan yang paling menonjol ada di Book Order, Bank Reconciliation, dan AWB Sync. Pada toko konvensional, stok biasanya dibagi menjadi dua : stok tersedia dan stok tidak tersedia. Tapi pada toko online, klien kami menyediakan pilihan lain untuk konsumen mereka, yakni stok dipesan. Konsumen bisa ‘memesan’ sebuah produk. Barang tsb lalu dipisahkan sampai konsumen melakukan pembayaran. Mereka menerapkan jam batas bayar dimana jika belum ada pembayaran, maka stok dipesan akan dikembalikan ke stok tersedia dan bisa dipesan oleh pelanggan lain. Oleh karena perubahan ini, maka sistem kasir memerlukan perbaruan. Sedangkan, untuk 2 hal lainnya : Bank Reconciliation dan AWB Sync, akan kita diskusikan di bawah ya. Mari kita berangkat langkah demi langkah mulai dari awal mula alur di samping.
Pertama-tama, customer service (CS) dapat chat dari konsumen. Chat bisa didapat melalui WhatsApp atau platform lain. Saat chat dikirimkan melalui WhatsApp, software buatan kami : WhatsApp Chat Analytics dapat mengukur kinerja chat bisnis online (software ini terintegrasi dengan sistem kasir kami). Kembali ke topik, konsumen kirim chat karena tertarik ingin membeli sebuah produk dan menanyakan apakah masih ada barang nya.
Barang yang ditanyakan akan diperiksa ketersediaannya. Jika tidak tersedia, CS akan membalas chat konsumen atau menyediakan alternatif. Jika tersedia, maka sebuah permintaan akan dikirim ke bagian gudang. Gudang menerima notifikasi Drop Order pada sistem mereka bahwa ada permintaan barang. Barang yang diminta perlu diberikan ke CS. (Pada klien kami, area CS berada di bawah area gudang, maka itulah alasan dinamakan Drop Order). Dengan mencatat setiap perpindahan barang dari gudang ke CS, maka stok akan selalu bisa dimonitor.
Saat meneriima barang, CS membalas chat konsumen untuk konfirmasi. Saat konsumen sudah konfirmasi, barang akan diberi status : dipesan. CS akan membuat Book Order dengan melakukan barcode scan, menginput data pesanan, mencetak struk pesanan, dan menempelkan sementara struk pesanan tsb ke barang. Struk pesanan berisi data detil seperti nomor unik pesanan, jam & tanggal pesan, kode barang, deskripsi barang, nama konsumen, dan alamat tujuan. Barang yang dipesan lalu dipisahkan untuk diproses lebih lanjut. Terkadang, konsumen berubah pikiran dan membatalkan pesanan. Atau, tidak melakukan pembayaran sampai batas jam bayar. Dalam hal itu, CS bisa membatalkan Book Order, barang dikembalikan ke gudang dengan di scan, dan sistem akan membatalkan Drop Order
Saat jam batas bayar, CS akan memeriksa konsumen mana yang sudah bayar. CS tidak melakukan itu satu per satu, tetapi mereka akan gunakan menu Bank Reconciliation. Mutasi bank akan mereka download dari website bank. Lalu, mutasi bank tsb akan di upload ke sistem kasir. Setelah itu, sistem kasir akan mencocokkan data pada mutasi bank dengan data Book Order. CS juga bisa melakukan konfirmasi pada data yang cocok atau melakukan pencocokkan manual saat diperlukan.
Data pembayaran yang cocok lalu diproses menjadi transaksi penjualan. Saat membuat transaksi penjualan, sistem hanya akan menampilkan data yang cocok saja. Hal ini mencegah CS membuat transaksi penjualan untuk barang yang tidak / belum dibayar. Setiap transaksi penjualan menghasilkan struk penjualan dimana akan dicetak dan dihitung saat akhir hari tutup kasir.
Setelah seluruh penjualan ditransaksikan, personil klien kami dapat mencetak alamat kirim sekaligus. Fitur ini cukup pintar untuk bisa membedakan mana alamat yang sudah dicetak dan belum dicetak. Label stiker untuk alamat sudah didesain sebelumnya. CS hanya tinggal cetak banyak stiker alamat sekaligus dalam 1x klik. Lalu, menempelkannya pada masing-masing barang.
Langkah selanjutnya adalah sebuah perbedaan yang juga menonjol antara sistem kasir bisnis online dengan toko konvensional. Jika sudah ada kerja sama dengan pihak ekspedisi, maka sistem kami dapat disambungkan kepada sistem ekspedisi melalui API (Application Programming Interface). Sederhananya, hal ini membuat kedua sistem dapat ‘ngobrol’ satu sama lain.
Koneksi tsb membuat nomor resi (airway bill number) dapat dibuat secara otomatis saat CS melakukan transaksi penjualan. Maka, saat barang diambil oleh petugas ekspedisi, nomor resi sudah siap menempel pada setiap produk. Fitur ini sangat mempersingkat waktu pengambilan barang. Sebaliknya, saat kedua sistem tidak tersambung, tergantung dari pihak ekspedisi, CS atau kurir akan menulis tangan alamat tujuan pada selembar kertas, biasanya bernama slip resi. Slip resi tsb mempunyai nomor unik. Lalu, slip tsb akan disalin dan ditempelkan ke setiap barang yang mau dikirim (padahal pada barang sudah ada stiker label alamat juga). CS lalu menyalin lagi nomor unik pada slip tsb untuk diketik satu per satu ke sistem kasir. Memang sewajarnya proses manual ini menjadi lebih rumit dan memakan lebih banyak waktu. Tetapi, pada kedua proses baik otomatis maupun manual, CS lalu akan memberi informasi nomor resi ini ke konsumen, bukti bahwa barang sudah dikirim.
Pada tahap ini, semua transaksi sudah selesai dilakukan. CS selanjutnya bisa melihat laporan akhir hari atau akhir bulan untuk memeriksa Drop Order, Drop Order yang kembali, Book Order, Book Order yang batal, transaksi penjualan, dan transaksi lainnya. Demikianlah alur bisnis online yang diterapkan untuk mempercepat proses operasional klien kami.
Kesimpulannya, artikel ini berbagi pengalaman sebuah alur pada sistem kasir untuk bisnis online. Sistem kasir pada toko konvensional tidaklah cukup. Sistem perlu beradaptasi agar bisa mendukung proses bisnis tambahan dalam membuat transaksi penjualan untuk bisnis digital. Dengan menyadari perbedaan tsb, memikirkan solusinya, dan menerapkan sistem yang dikembangkan, maka hal ini membawa efisiensi untuk setiap proses operasional. Sekarang, personil klien kami membutuhkan lebih sedikit waktu untuk melakukan transaksi jual, memiliki sistem monitor setiap langkah operasional dengan lebih baik, dan dapat mengalokasikan waktu mereka melayani konsumen online mereka.
.
Kami menyediakan demonstrasi gratis untuk Anda. Jika Anda tertarik, beri tahu kami ya. Isi data di bawah ini :
.